Resumen del Capitulo # 2
Diagramas Administrativos
Diagrama
Los Diagramas son utilizados en muchas disciplinas. El vocablo "grama" se deriva del término griego "gramma" que significa dibujo, gráfica, escritura o registro.
Un Diagrama es la expresión de un evento en forma gráfica, es la representación gráfica de alguna situación, hecho, operación, inspección, decisiones, en fin, de diferentes fenómenos.
No todos los diagramas son de flujo, es decir, diagramas que identifican el flujo dentro de un proceso u operación. Sin embargo, los flujo gramas o diagramas de flujo son muy utilizados por la aplicación y utilidad que tienen en los negocios e industrias.
Ventajas de los diagramas
- Presentan la información en forma sencilla mejor que una larga descripción narrativa.
- Son una fuente de consultar oficial en la empresa.
- Sirve de guía para análisis organizacionales de mejores administrativas. Permite realizar un análisis e identificar problemas o mejoras potenciales.
- Toda la información relacionada se puede representar en un solo lugar.
- Los diagramas permiten centralizar e identificar problemas en aquellos procesos de trabajo intensivo, Permiten analizar y encontrar duplicidad de esfuerzos y pasos, omisiones, ciclos de revisión, demoras y concentración del papeleo.
Tipos de Diagramas
Por su Propósito
De Formas
Se ocupa del flujo de los documentos o formas. Es decir, que se centra en identificar el flujo de los documentos dentro de la organización.
Estos diagramas son de utilidad para analizar la secuencia que siguen los documentos y sugerir mejoras tendentes a optimizarlos. Estos diagramas pueden ser de utilidad tanto para documentos físicos como electrónicos.
De Flujo del Proceso
Se pueden elaborar diversas clases de diagramas de flujo del proceso, de acuerdo a qué parte del proceso se desea resaltar. Los más utilizados son: de labores, de método, analítico, mixto y los cursogramas analíticos y sinópticos.
El flujograma de Labores identifica que se hace, quién lo hace o dónde y cómo se realiza cada operación, el de Método se centra en el cómo se realiza cada operación, el Analítico muestra las razones para llevar a cabo cada operación, el del Lugar como su nombre lo indica , se centra en que lugar se hace o lleva a cabo la operación, un Mixto integra diferentes características de los diagramas ya sea las labores, el método, las causas o razones, etc., y el Cursograma Analítico detalla al proceso y permite realizar análisis para incorporarle mejoras, así se tiene una visión global del mismo.
Información
La información es un activo valioso en la organización. El flujo de los datos puede ser diagramado y combinado con el resto de flujo de los proceso.
Movimiento
Estos diagramas registran el movimiento. Generalmente su presentación es en forma arquitectónica, para indicar la posición de los elementos entre los que se realiza el movimiento.
Por el detalle de la información que presenta
Bloque
La información que presenta es general, para dar una idea global y destacar los aspectos relevantes. Son utilizados para mostrar, en general, una situación ante una audiencia.
Detallado
La información presentada es rica en detalles. Estos detalles permiten capacitar personal y mostrarles cómo realizar sus labores. También es excelente fuente de consulta para los empleados antiguos, desean resolver dudas respecto a la organización.
Por el formato utilizado
Vertical
El flujo en estos diagramas se representa de abajo hacia arriba. El punto de inicio de lectura se coloca en el lado superior.
Horizontal
El flujo en estos diagramas se representa de izquierda a derecha. El punto de inicio de la lectura se coloca en el lado izquierdo.
Tabular o Columnar
La presentación de la información se hace en columnas, cada columna tiene un significado y muestra un aspecto de hecho que se diagrama.
Matricial
La presentación de la información se hace a través de una matriz,cada columna tiene un significado y muestra un aspecto de hecho que se diagrama.
Arquitectónico
Planos de los lugares en que se lleva a cabo el hecho diagramado, en general sirve para mostrarlos movimientos de las personas, documentos, materiales, etc.
Representación por figuras
son muy útiles dado que simplifican la comunicación, son amenos, sencillos y fáciles de comprender.
Símbolos Utilizados
Existen asociaciones dedicadas a la estandarización de los símbolos y métodos utilizados en las organizaciones tanto en los procesos administrativos como productivos.
Las siglas utilizadas a continuación son:
ASME es la American Society of MechanicalEngineers (Asociacón Americana de Ingenieros Mecánicos)
ANSI American National Standards Intitute (Instituto Americano de Estándares Nacionales)
ISO International Organization for Standarization (Orgamismo Internacional para la estandarización)
NORMA ASME
NORMA ANSI
NORMA ISO-9000
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